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Matérias de concursos  Administração Pública

Procedimentos auditoriais: circularização, amostragem e cenário  Imprimir o texto completo  2 comentários

por  Carlos Nogueira (20/12/2007)

Recebi uma consulta no fórum abrangendo aspectos sobre procedimentos auditoriais, cuja resposta decidi divulgar como aula, para que um universo maior de estudantes possa conhecê-la. Os questionamentos foram muitos, mas, para uma resposta mais consistente agrupei-os em três segmentos: circularização, amostragem e cenário.

Circularização, é uma técnica utilizada pelos auditores para confirmar informações constantes das demonstrações contábeis. Assim, ao fazer a análise de uma rubrica contábil, por exemplo o “Contas a Pagar”, e querendo verificar se os valores ali constantes são os efetivamente devidos, o auditor encaminha correspondência a todos os credores, ou a uma parte deles, solicitando informações sobre as pendências que ele tem com a empresa auditada. De posse das respostas, faz o confrontamento com os registros contábeis, para ter uma visão da verdadeira situação da rubrica. Havendo divergências entre os registros, caberá ao auditor caracterizar esses pontos e desenvolver ações investigativas para encontrar os números verdadeiros e o que deu causa às diferenças.

É claro que, por si só, a circularização não constitui prova documental capaz de caracterizar fraudes, já que ela é, apenas, uma ferramenta utilizada pelos auditores em suas análises investigativas. Entretanto, os resultados que ela possibilita podem, perfeitamente, identificar situações que levem a provas documentais que caracterizem uma fraude.

A circularização pode ser utilizada para quase todo tipo de investigação auditorial, tendo-se sempre em mente que a idéia é confrontar informações que estão disponíveis com outras que podem ser conseguidas através de contatos com agentes externos. Sendo assim, a definição de quem serão as pessoas a serem circularizadas está diretamente relacionada com o que está sendo buscado esclarecer e, naturalmente, diretamente proporcional a relevância do que está sendo investigado. Neste contexto, não seria vantajoso fazer-se circularização para apuração de situações onde houvesse o envolvimento de valores reduzidos, já que os custos podem ser superiores a possiveis benefícios.

Amostragem é fator crucial para um bom procedimento auditorial. Nenhuma auditoria será desenvolvida de maneira objetiva se não for feita por amostragem, já que é inviável proceder-se à análise de todo o conteúdo de um determinado segmento, sob pena de perder-se tempo em demasia com ele, em detrimento de outros.

Um dos maiores desafios que um auditor enfrenta é, exatamente, definir sua amostra. Aí, deverá cercar-se de cuidados para defini-la de forma objetiva, lastreando-a em procedimentos científicos próprios.

Definir uma amostra não é simplesmente separar uma parte de um todo e fazer as análises. Neste momento deverão ser considerados os fatores qualitativos e quantitativos relevantes e que sejam representativos do universo que está sendo avaliado, para que os resultados alcançados reflitam com propriedade a situação da entidade analisada.

Quando se tem indícios ou suspeitas de que em determinado segmento da empresa está ocorrendo alguma fraude, o auditor poderá abrir mão de uma amostragem científica para direcioná-la para aquele foco. Se, por exemplo, há dúvidas quanto ao volume de receitas auferidas em um determinado momento, a análise será aprofundada sobre todos os documentos pertinentes, sendo feitas as circularizações que forem consideradas pertinentes mas, os resultados alcançados dizem respeito apenas à receita, e não deverão ser extrapolados para todo o universo econômico da empresa, para que outras áreas não sejam contaminadas pelos achados identificados.

Cabe registrar, também, que todo e qualquer procedimento adotado pelo auditor deve ser registrado, constituindo um histórico de tudo que foi desenvolvido e, nestes registros, se incluem os critérios que nortearam a definição da amostragem. Assim, toda e qualquer atitude e fato identificado pelo auditor deverá constar de seus papéis de trabalho, para que a qualquer tempo possam ser confrontados com outras informações. Importante destacar que os registros do auditor não são de sua propriedade e sim, da entidade auditada.

É bom lembrar que, embora existam muitos livros e trabalhos sobre Auditoria, ela ainda não é uma matéria independente, pois ainda funciona como um apêndice da Contabilidade. Quem sabe um dia, que espero não esteja muito distante, possamos falar da ciência independente da auditoria e sobre a aplicação das Normas Brasileiras de Auditoria. Por enquanto, a matéria ainda está sob o amparo das NBC’s.

Cenário, é um ingrediente que interfere diretamente na ação do auditor, que deverá fazer seu planejamento de acordo com as interferências e influências que poderá sofrer no desenvolvimento de determinado trabalho, sendo que, este cenário poderá ser amigável ou agressivo, a depender de interesses que poderão ser afetados.

Então, quando o auditor está definindo seu plano de ação, deverá estar atendo aos diferentes cenários que poderá operar, para que possa minimizar os efeitos de fatos novos que venham a surgir no curso de seu trabalho.

Ao planejar um trabalho, o auditor está preparando-se para adentrar um universo que, de uma maneira geral, ele desconhece e quanto mais consistência possa proporcionar ao definir suas linhas de ação, mais efetivamente poderá trabalhar e, naturalmente, conseguir resultados mais positivos.

Ao planejar uma auditoria, o auditor deverá eximir-se de qualquer pré-conceito, pois se assim não fizer poderá prejudicar seus trabalho, já que um pré-julgamento poderá induzí-lo a direcionar seu planejamento sem a isenção que deve nortear sua ação.

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Sobre o autor

Carlos Nogueira

Auditor do Tribunal de Contas do Estado da Bahia. Professor em cursos preparatórios para concursos: Administração Gerencial e Pública, Contabilidade Geral e Contabilidade Pública. Professor do Curso Exitus e da Faculdade Montessoriano. leia mais